La conservazione digitale è definibile come un’insieme di attività volte a garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti in un’area logicamente separata dal sistema di gestione documentale. Nello specifico, lo scopo della conservazione è quello di preservare i documenti come originariamente creati e renderli immodificabili.
Il soggetto produttore (cliente) è la persona fisica o giuridica che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del suo contenuto e del trasferimento nel sistema di conservazione secondo le modalità operative descritte genericamente nel Manuale di Conservazione.

Il servizio è automatico per tutti i documenti creati o caricati sulla piattaforma DocEasy R5 e non comporta alcun onere da parte dell’Utente, se non la verifica dell’effettiva presenza di tutti i documenti inviati e ricevuti.
I documenti vengono sottoposti periodicamente al processo di conservazione entro i termini stabiliti ossia entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali.

Una volta concluso il processo, il documento correttamente conservato è individuabile tramite l’icona qui indicata:

ed è disponibile nell’area dedicata. Quest’area è attiva per tutti i clienti che utilizzano la piattaforma DocEasy, in caso le sezioni presenti fossero vuote, ciò implica che non erano presenti documenti da sottoporre al processo di conservazione: