Ai fini dell’esibizione dei documenti in caso di controllo da parte dell’autorità è possibile creare dei Pacchetti di Distribuzione (PdD) accedendo al box Esibizione dalla dashboard principale:

Nella sezione LUL sono contenuti tutti i file conservati.

La pagina si compone di quattro sezioni:

Toolbar

Contiene i pulsanti che permettono le seguenti funzioni:
Aggiorna: aggiornamento della pagina
Scarica: permette di scaricare il documento PDF
Esibisci: la funzionalità di esibizione permette, ai fini di eventuali controlli da parte dell’autorità, di produrre dei Pacchetti di Distribuzione (PdD) in formato di cartella .zip
Per maggiori informazioni vedere ESIBIZIONE

Elenco documenti

Nell’elenco dei documenti sono presenti i LUL conservati.
Come per la sezione relativa alla gestione documentale, i dati indicati in griglia sono

  • Mese
  • Anno
  • Dal
  • Al
  • Dipendente
  • CF Dipendente
  • Data Conservazione (data in cui il documento è stato effettivamente conservato)
  • Note

I documenti vengono ordinati in ordine di caricamento; nel caso in cui il numero di documenti ecceda il numero di righe visualizzate è possibile utilizzare lo strumento di paginazione situato in basso subito dopo la griglia delle fatture.
I documenti possono essere anche ordinati facendo click sul titolo della colonna.

Filtri

E’ possibile filtrare e ricercare i documenti accedendo alla sezione dei filtri dove i campi ricercabili disponibili sono quelli presenti nella griglia dell’elenco dei documenti precedentemente indicati.

Menù Azioni

Partendo da sinistra l’icona a forma di occhio permette di visualizzare il documento PDF, la seconda icona a forma di ingranaggio contiene le seguenti funzionalità:

  • Visualizzare le informazioni relative al documento
  • Scaricare il documento in formato PDF o P7M
  • Inserire o modificare una nota
  • Scaricare il Rapporto di Versamento nel quale il documento è contenuto (il file in formato HTML permette di visualizzare in modo leggibile il dettaglio dei documenti versati ed il relativo stato)
  • Scaricare l’Indice del Pacchetto di Versamento nel quale il documento è contenuto: File in formato XML contenente i seguenti elementi:
    - riferimenti al sistema di conservazione ed ai soggetti produttore e responsabile del servizio di conservazione
    - set di metadati che identifica la classe del documento
    - Nodo denominato “MoreInfo” contenente gli indici di ricerca specifici per la classe documentale oggetto di conservazione, meglio dettagliati all’interno del manuale di conservazione
  • Scaricare l’Indice del Pacchetto di Archiviazione nel quale il documento è contenuto: la struttura dati dell’IPdA fa riferimento allo standard nazionale SInCRO – Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (UNI 11386:2010), standard riguardante la struttura dell’insieme dei dati a supporto del processo di conservazione. Riporta le stesse informazioni precedentemente descritte per l’indice del pacchetto di versamento ed è riporta la firma digitale del Responsabile del servizio di conservazione e marca temporale che attesta la data certa in cui il pacchetto è stato conservato.