Come descritto dal DPCM 2013, art.8 , il Manuale di Conservazione è un documento informatico che illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del Sistema di Conservazione.
Il Responsabile della Conservazione è la figura responsabile del processo di Conservazione ed è interno all’azienda e da esso nominato.
E’ tenuto a leggere con la massima attenzione Manuale di Conservazione e produrre il proprio Manuale di Conservazione dove vengono specificati i dati relativi al produttore, al Responsabile della Conservazione ed i documenti sottoposti al processo di Conservazione digitale.

Per supportare il cliente è stata creata una sezione “Manuale di conservazione”, accessibile dal box Esibizione dalla dashboard principale, nella scheda Manuale di Conservazione:

Il file viene precompilato nelle parti relative a:

  • Informazioni relative al produttore (persona giuridica censita presso la piattaforma);
  • Riferimento al Manuale del servizio di Conservazione;
  • Oggetti sottoposti a conservazione e conservabili;
  • Riepilogo dei documenti conservati negli anni.

Sono state invece predisposte le due aree variabili del documento da compilare a cura del cliente:

CRONISTORIA DEI RESPONSABILI DELLA CONSERVAZIONE

Compilare inserendo i dati relativi al Responsabile della Conservazione interno all’azienda con la data di inizio del mandato.
Il dato va inserito al primo accesso per la creazione del manuale e manutenuto in caso di variazioni nella posizione del Responsabile.

SEGNALAZIONI DI RETTIFICHE O CORREZIONI E ANNOTAZIONI RILEVANTI

In questa sezione devono essere inserite eventuali note che il Responsabile della Conservazione ritiene importante segnalare, relative ad un eventuale mancato rispetto dei termini di conservazione ed alle motivazioni che lo hanno provocato:

Al termine dell’inserimento delle due sezioni sopra indicate cliccare il pulsante SALVA, dopodiché sarà possibile scaricare il documento in formato PDF.